Alors que le télétravail prend de l’ampleur dans nos sociétés notamment après l’apparition du Covid, le recours aux réunions virtuelles est devenu incontournable. D’ailleurs, nombreuses sont les rencontres et les ateliers qui se tiennent en ligne grâce à l’outil Zoom. Faire de superbes présentations Powerpoint désormais ne suffit pas. Il fallait savoir adapter votre façon de présenter aux spécificités numériques. Cela implique de maîtriser l’outil de visioconférence Zoom. Acquérir cette compétence pour mieux utiliser Zoom lors de votre prochaine présentation Powerpoint est une étape cruciale.
Qu’est-ce que Zoom ?
Lancé en 2013, Zoom est un outil de visioconférence basé sur cloud permettant de tenir des réunions et rencontres en ligne. De par sa commodité, cet outil est devenu depuis 2020 le plus populaire. Les entreprises et les sociétés du monde entier y ont eu recours souvent. Notamment celles qui ont adopté le télétravail à cause de la pandémie engendrée par la propagation du covid. L’avantage de Zoom est qu’il permet aux utilisateurs d’organiser des réunions, des formations ou encore des ateliers en ligne sans avoir besoin de se déplacer. Cet outil possède plusieurs fonctionnalités et outils de communication audiovisuels. Avec Zoom, il est encore possible de faire une présentation Powerpoint attrayante à distance.
Pourquoi utiliser Zoom ?
Zoom se démarque des autres plateformes en ligne en raison de sa capacité à résoudre tous les problèmes liés à l’organisation des réunions en ligne. En effet, aucune des autres plates-formes antérieures n’offre de fonctionnalité de partage d’écran pendant la visioconférence. Zoom a résolu ce problème en combinant diverses solutions de visioconférence pour obtenir des résultats significatifs pour les réunions d’affaires en ligne et les ateliers virtuels.
Comment utiliser Zoom pour faire une présentation Powerpoint ?
En vous permettant de partager votre écran, Zoom vous offre la possibilité de présenter vos diapositives Powerpoint lors d’une réunion en ligne. Pas uniquement parce que grâce à cet outil, il est possible aussi de mettre en arrière-plan votre présentation. C’est ainsi que vous pouvez présenter vos diapositives auprès des autres participants lors de votre réunion Zoom. Pour y arriver, il fallait suivre les étapes que nous allons vous détailler ci-dessous.
En effet, pour présenter vos diapositives Powerpoint lors d’une réunion zoom, vous aurez à choisir entre deux plusieurs fonctionnalités qu’offre cet outil. Vous pouvez, entre autres, partager votre écran et mettre en arrière-plan de votre présentation.
Partage d’écran
Il est nécessaire de suivre ces trois étapes pour partager votre écran sur Zoom :
- Sélectionnez la fenêtre que vous voulez partager avec les autres participants
- Cliquez sur « partager l’écran » ;
- Une fois les fenêtres sont ouvertes, vous devez choisir celle de votre présentation Powerpoint ;
- Si vous voulez partager d’autres documents, vous pouvez choisir l’option qui vous permet de partager deux écrans et passer de « écran 1 » à « écran 2 ».
Partage de l’application Powerpoint
Il est conseillé de vous limiter au partage de Powerpoint pour éviter que vos messages et données confidentiels ne s’affichent lors de la réunion. Par ailleurs, si vous avez inséré des vidéos dans votre présentation, il fallait appuyer sur l’option « partager le son de l’ordinateur » sur Zoom pour que les autres participants puissent écouter l’élément sonore. Dans contexte, il est également faisable de partager plusieurs fenêtres en même temps. A cet effet, vous pouvez enfoncer et tenir la touche ctrl de Windows puis sélectionner les fenêtres que vous voulez partager.
Activation du mode présentateur
Une fois que vous avez partagé votre écran, vous devez voir l’option « partage écran » sur Zoom colorer en vert. A ce stade, il est primordial d’activer le mode présentateur. Pour ce faire, il existe trois méthodes :
- Si vous voulez afficher une diapositive particulière, sélectionnez l’icône Diaporama sur la barre d’état situé en bas de la fenêtre Powerpoint.
- Si vous voulez lire depuis le début vos diapositives, cliquez sur l’icône « commencez depuis le début » se trouvant en haut dans vos diapositives.
Il est également possible d’utiliser certaines touches de raccourci. Par exemple, la touche « Fn » + F5 de votre clavier permet de démarrer votre présentation dès le début. Par contre, cliquer sur contrôle (ctrl) + Fn + F5 permet de lire la diapositive en cours.
La mise en arrière-plan de la présentation Powerpoint
Après avoir suivi toutes les étapes susmentionnées, vous devez choisir l’onglet Avancé au lieu d’utiliser celui Basique. Ensuite, vous pouvez sélectionner la fonctionnalité PowerPoint en tant qu’arrière-plan virtuel (BETA). Sachant que dans la boîte de dialogue, vous trouverez une option « partager une partie de l’écran » si jamais vous préférez ne pas partager la totalité de votre écran sur Zoom.
